Tuy nhiên, qua công tác thanh tra, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu đối với một số cơ quan, tổ chức cho thấy công tác quản lý và sử dụng con dấu còn nặng tính hành chính, chưa chú trọng đúng mức công tác kiểm tra, hướng dẫn sau đăng ký, nhiều vụ vi phạm về quản lý, sử dụng chưa được phát hiện xử lý kịp thời.
Đặc biệt thời gian qua trên các phương tiện thông tin đại chúng đưa tin các vụ việc làm giả con dấu, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức với số lượng lớn xảy ra ở một số địa phương trên cả nước gây hậu quả nghiêm trọng, phức tạp về an ninh trật tự. Các hành vi vi phạm xảy ra chủ yếu: (1) Không ban hành quy định về quản lý, sử dụng con dấu; (2) Không thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng; (3) Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật; (4) Mất con dấu; (5) Mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; (6) Không nộp lại con dấu khi có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ...; (7) Làm giả con dấu, giấy tờ tài liệu cơ quan, tổ chức. Để nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu trong thời gian đến, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tổ chức thực hiện tốt một số nội dung sau:
Công an tỉnh thực hiện nghiêm túc công tác đăng ký, quản lý con dấu theo đúng quy định tại Nghị định 99; Nghị định 56 của Chính phủ và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Bộ Công an, trong đó: Triển khai thực hiện có hiệu quả việc giải quyết thủ tục hành chính 100% trên Cổng dịch vụ công trực tuyến đảm bảo nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong việc đăng ký và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật. Tăng cường công tác tuyên truyền, kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu; phát hiện, chấn chỉnh, xử lý vi phạm kịp thời. Khai thác cơ sở dữ liệu về quản lý con dấu phù hợp với tình hình mới. Quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu về con dấu phục vụ công tác nghiệp vụ, khi có yêu cầu kịp thời cung cấp để điều tra làm rõ các hành vi vi phạm pháp luật có liên quan đến con dấu, giấy tờ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tăng cường kiểm tra việc chấp hành các quy định về an ninh, trật tự đối với cơ sở sản xuất con dấu trên địa bàn tỉnh. Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ theo dõi nắm tình hình để phòng ngừa phát hiện xử lý nghiêm các trường hợp sản xuất con dấu sai quy định, tiếp tay cho tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật về con dấu.
Các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố có văn bản chỉ đạo Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, lĩnh vực, địa bàn được giao phụ trách thường xuyên kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu, ban hành quy chế về việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình, chấp hành tốt các quy định của pháp luật về đăng ký, quản lý và sử dụng con dấu. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng tuyên truyền phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu để các cơ quan, tổ chức và Nhân dân biết thực hiện. Đặc biệt, cần phát huy vai trò, trách nhiệm của người dân trong việc phát hiện, tố giác, kịp thời cung cấp thông tin cho cơ quan Công an khi phát hiện các dấu hiệu vi phạm có liên quan đến giấy tờ, tài liệu, con dấu; tuyên truyền về hậu quả của việc mua bán, sử dụng các loại giấy tờ, bằng cấp giả để người dân không tham gia mua bán, sử dụng các loại giấy tờ, bằng cấp giả. Phối hợp với Công an các cấp và các đơn vị nghiệp vụ có liên quan tại địa phương kịp thời nắm tình hình, trao đổi các thông tin khi cần thiết để làm tốt công tác phòng ngừa, phát hiện, điều tra làm rõ, xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật đối với các vụ việc vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, đặc biệt là các vụ làm giả hồ sơ, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.Tăng cường công tác quản lý và sử dụng con dấu, ban hành quy chế về phân công trách nhiệm cụ thể cho cán bộ quản lý con dấu nhằm tránh việc quản lý lỏng lẻo, sử dụng tùy tiện và để mất con dấu. Trường hợp mất con dấu phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu để thông báo hủy giá trị sử dụng con dấu trên phạm vi toàn quốc theo quy định. Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật. Cơ quan, tổ chức bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. Cơ quan, tổ chức bị chia,tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định. Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.